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5 ferramentas para organizar sua equipe

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Por Douglas Marangon

Liderar uma equipe não é tarefa simples. Entre delegar tarefas, acompanhar entregas, tomar decisões e motivar sua equipe, é necessário ter muita organização para ter certeza que tudo está saindo de acordo com o planejado. Muitas vezes, não ter uma visão geral sobre o que as pessoas estão fazendo e como elas estão trabalhando pode ser extremamente prejudicial para sua empresa. A falta de comunicação eficiente pode aumentar o custo dos processos e causar retrabalho, não registrar as informações necessárias pode levar à perda de dados, e não manter o time alinhado pode causar desmotivação e perda na produtividade.

Felizmente, existem ferramentas que ajudam a melhorar a comunicação e a organização da sua equipe, independente de você ser empreendedor em uma pequena startup ou gestor de uma área em uma grande companhia. Veja as 05 melhores ferramentas que separamos para você organizar sua equipe:

 

  1. TRELLO

O Trello é uma plataforma colaborativa extremamente personalizável que permite organizar todas as atividades da sua empresa. Nele é possível criar boards, que funcionam como um espaço de trabalho. Dentro de cada board é possível criar diferentes listas, e em cada lista é possível colocar vários cartões, com as atividades a serem feitas, com informações importantes, ou com qualquer outra coisa que você preferir.

Você ainda pode alterar o plano de fundo, distribuir a responsabilidade dos cartões entre os membros da sua equipe, definir prazos, colocar etiquetas para classificar diferentes atividades, criar checklists, adicionar imagens, arquivos e comentários, sincronizar com o Google Calendar, acompanhar as movimentações via e-mail ou via App, e instalar diferentes extensões personalizam seu Trello e trazem mais funcionalidades de acordo com as suas necessidades.

Você pode criar vários boards, um para cada área ou projeto da sua empresa, por exemplo, ou pode criar um board geral para toda a empresa! Existem ainda alguns templates prontos para que você possa se inspirar! Vale muito a pena conferir!

 

  1. GOOGLE DRIVE

O Google Drive é um espaço de criação colaborativa que armazena todos os seus arquivos de forma segura na nuvem. Além da possibilidade de criar pastas que podem ser compartilhadas com os membros da sua equipe, o Google Drive traz incorporado a ele um serviço de criação de documentos de texto, de planilhas, de formulários, e muito mais!

Se estes documentos forem criados dentro das pastas compartilhadas, pessoas diferentes da sua equipe podem acessar os arquivos ao mesmo tempo, e colaborar com edições e comentários em tempo real. Além disso, todos os arquivos podem ser acessados de qualquer lugar através da sua conta Google – e ficam seguros na nuvem. Você ainda pode editar as permissões de cada integrante da sua equipe, liberando acesso apenas para visualização, para comentários, ou para edição das pastas e documentos.

 

  1. SLACK

O Slack é uma plataforma de comunicação eficiente para equipes. No Slack, você pode criar diferentes canais onde os membros do seu time poderão mandar mensagens. Você pode criar canais específicos para cada projeto ou área da sua empresa, e assim evitar que as informações se percam. É possível criar canais públicos, onde qualquer membro da equipe pode entrar, ou canais privados, onde você seleciona as pessoas que terão acesso. Também é possível mandar mensagens diretas e privadas para membros específicos, como em um chat privado.

Além disso, é possível enviar notificações para um canal inteiro, para o seu time inteiro, ou para pessoas específicas, além de criar threads na conversa, para fazer com que as informações fiquem mais organizadas. Também é possível adicionar imagens, vídeos, áudios e arquivos, e comentá-los.

O Slack ainda possui um ótimo mecanismo de busca, para quando você precisar revisar alguma informação, se conecta com outras plataformas, como Google Drive, Google Agenda, Trello, e outras, e para ajudar você a acompanhar o desempenho de comunicação da sua equipe, enviar por e-mail para você um relatório semanal com todas as informações sobre como sua equipe está usando a plataforma.

É possível acessar o Slack pela web ou instalar seu aplicativo, disponível para Windows, Mac, Android e iOS.

 

  1. GOOGLE CALENDAR

O Google Calendar é uma agenda para você organizar todos os compromissos da sua equipe. Nele, você pode marcar eventos, como reuniões, confraternizações, imersões, entre outros, e convidar as pessoas a participarem. Os convidados podem aceitar, recusar, e propor novas datas. Além disso, é possível incluir nos convites informações de local e notas. Se o evento for alterado, todos os participantes recebem um e-mail automático comunicando as mudanças.

 

  1. DOODLE

Se a sua equipe é uma daquelas em que todo mundo tem uma rotina bem corrida e é sempre difícil encontrar um horário que todos possam fazer reunião, o Doodle é o aplicativo perfeito para você. Nele, você pode propor vários horários diferentes para um evento, e cada membro da equipe indica quais são os melhores horários. Com uma interface muito intuitiva, fica fácil identificar quais são os horários em que todos podem se encontrar! Está disponível para android, iOS e versão web.